Anonim Şirket Genel Kurul Toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin Bulunmasının Zorunlu Olduğu Haller
1. Giriş
Anonim şirketler, sermaye şirketi statüsü ve geniş pay sahipliği yapısı gereği, belirli denetim mekanizmalarına tabi tutulmuş yapılardır. Bu kapsamda, özellikle genel kurul toplantılarının bazı durumlarda idari gözetim altında gerçekleştirilmesi gerekmektedir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve ilgili ikincil düzenlemeler, belirli koşulların varlığı hâlinde Ticaret Bakanlığı temsilcisinin genel kurul toplantısında hazır bulunmasını zorunlu kılmaktadır. Bu düzenleme, pay sahiplerinin haklarının korunması, genel kurul kararlarının hukuka uygunluğunun gözetimi ve işlem güvenliğinin sağlanması amacına yöneliktir.
2. Hukuki Çerçeve
TTK’nın 407. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, TTK m. 333’te belirtilen anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Ticaret Bakanlığı temsilcisinin hazır bulunması zorunludur. Bu genel kuralın yanı sıra, 28/11/2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) hükümleri ile zorunluluk kapsamı detaylandırılmıştır.
Yönetmelik m. 32/a hükmü uyarınca, aşağıda sayılan hâllerde bakanlık temsilcisinin genel kurul toplantısında bulunması zorunludur:
a) Kuruluş ve Esas Sözleşme Değişikliği Bakanlık İznine Tabi Olan Şirketler:
Bu şirketlerin tüm genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisinin bulunması gerekmektedir.
b) Diğer Anonim Şirketlerde:
Aşağıdaki konuların gündemde yer alması hâlinde temsilci bulundurma zorunluluğu doğar:
• Sermayenin artırılması veya azaltılması,
• Kayıtlı sermaye sistemine geçiş ya da bu sistemden çıkış,
• Kayıtlı sermaye tavanının artırılması,
• Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişiklikleri,
• Birleşme, bölünme veya tür değişikliği işlemleri.
c) Yurt Dışı Toplantıları:
• Yurt dışında yapılacak tüm genel kurul toplantıları,
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurulları.
d) Halka Açık Anonim Şirketler:
TTK m. 1527 gereği genel kurullarını elektronik ortamda yapmak zorunda olan halka açık anonim şirketlerde, bu toplantılarda da bakanlık temsilcisi bulundurulması gerekmektedir.
e) Elektronik Ortamda Toplantı Tercihi:
Halka açık olmayan anonim şirketlerin genel kurul toplantısını elektronik ortamda yapmayı tercih etmeleri hâlinde de temsilcinin toplantıda bulunması zorunlu hâle gelir.
3. Zorunlu Olmayan Hâller ve İstisnalar
Yönetmelik m. 32 uyarınca, aşağıda belirtilen durumlarda temsilci bulundurma zorunluluğu bulunmamaktadır:
• Tek pay sahipli anonim şirketlerin genel kurul toplantıları,
• Yukarıda sayılanlar dışında kalan imtiyazlı pay sahipleri özel kurulları,
• Gündemi temsilci gerektirmeyen genel kurul toplantıları (örneğin yıllık olağan genel kurullar, faaliyet raporu ve finansal tabloların görüşülmesi gibi).
Ancak temsilcinin bulunması zorunlu olmadığı hâllerde dahi, toplantıya çağıranların talebi ve ilgili ticaret il müdürlüğünün uygun görmesi durumunda bakanlık temsilcisi görevlendirilebilir. Örneğin pay sahipleri arasında uyuşmazlık bulunduğu ihtimallerde hem genel kurulun sıhhatinin korunması açısından, hem de azınlık pay sahiplerinin haklarının korunması açısından isteğe bağlı olarak bakanlık temsilcisi talebinde bulunmak isabetli bir karar olacaktır.
4. Başvuru Usulü ve Süreler
Yönetmelik m. 35’e göre, temsilci görevlendirilmesi için yapılacak başvuruların usulüne uygun ve süresinde gerçekleştirilmesi zorunludur:
• Yurt içi toplantılar için toplantı tarihinden en az 10 gün önce başvuru yapılmalıdır.
• Yurt dışı toplantılar için toplantı tarihinden en az 30 gün önce başvuru yapılması gerekmektedir.
• Sürelere uyulmaksızın yapılan başvurular, ancak istisnai olarak ve başvuru merciinin uygun görmesi hâlinde kabul edilebilir.
Başvurular, şirket yönetim kurulu üyelerinden biri veya şirketi temsile yetkili kişiler tarafından yapılmalı; başvuru fiziken veya MERSİS sistemi üzerinden elektronik ortamda iletilmelidir. Başvuru dilekçesi Yönetmelik ekindeki örneğe uygun şekilde düzenlenmelidir.
5. Hukuki Sonuçlar
Bakanlık temsilcisinin bulunmasının zorunlu olduğu hâllerde, temsilci görevlendirilmemişse ve toplantı bu şekilde gerçekleştirilmişse, alınan genel kurul kararları hukuken geçersiz sayılır. Bu durumda, doktrin ve yargı kararlarındaki hakim görüş uyarınca söz konusu kararlar yok hükmünde olup herhangi bir hukukî sonuç doğurmaz.
Bu nedenle, şirket organlarının toplantı gündemini oluştururken yukarıda belirtilen hususları dikkate alması, bakanlık temsilcisi gerektiren bir durum söz konusuysa süresinde ve usulüne uygun olarak başvuru yapması büyük önem taşır.
6. Sonuç
Anonim şirketlerde bakanlık temsilcisinin genel kurul toplantılarında bulunması, yalnızca şekli bir zorunluluk değil; şirket içi karar alma süreçlerinin hukuka uygunluğunun sağlanmasına yönelik işlevsel bir denetim mekanizmasıdır. Bu düzenleme, özellikle yapısal değişikliklerin söz konusu olduğu gündem maddelerinde pay sahiplerinin hak ve menfaatlerinin korunması, kararların denetlenebilirliği ve hukuki güvenliğin temini açısından önem arz etmektedir.
Bu bağlamda, anonim şirketlerin yönetim organlarının, toplantı çağrısı ve hazırlıkları esnasında temsilci bulundurma yükümlülüğünü göz ardı etmemeleri ve ilgili başvuruları eksiksiz şekilde gerçekleştirmeleri gerekmektedir.
Asist Hukuk Bürosu
“Bu not yürürlükteki hukuk uyarınca ve yalnızca bilgilendirme amaçlı olarak hazırlanmıştır. Bu not herhangi bir hukuki görüş içermemektedir.”
